+7 495 215-11-80
+7 863 219-20-80

«Электронный ЮФУ», или современная работа с документооборотом

Задачи проекта

повышение эффективности внутренних процессов при помощи передовых технологий

Docsvision в образовательной сфере
Южный федеральный университет располагается в Ростове-на-Дону и Таганроге, имеет 8 филиалов в Южном и Северо-Кавказском федеральных округах.

Территориально-распределённая структура, а также широкий спектр поставленных перед вузом задач заставили руководство задуматься о поиске способов их реализации на высоком уровне и повышении эффективности внутренних процессов при помощи передовых технологий.

В конце 2008 года было принято решение о внедрении СЭД Docsvision в Университете.
Первый этап внедрения был успешно реализован в 2009.
  • ДоксВижн

Автоматизация документооборота — это задача уже не только канцелярии, а требование менеджмента сегодняшнего дня!

В течение последних нескольких лет в Южном федеральном университете идет поэтапное развитие системы электронного документооборота (СЭД).

Сначала была автоматизирована работа канцелярии университетского управления делами, организован электронный архив документов.

Далее поэтапно организовывали работу в электронном виде с корреспонденцией, организационно-распорядительной документацией, нормативными актами, документами заключения государственных контрактов. Одновременно проводилось обучение сотрудников.

Использование Docsvision сделало процесс внутреннего документооборота вуза удобным и эффективным.
  • Обеспечены экономия времени, сохранность документов и прозрачность движения документов. Решена проблема потерь и сбоев при передаче документов, связанная с многофилиальностью и распределенностью Университета;
  • Осуществлён отказ от бумажного согласования, реализовано электронное согласование и подписание с использованием электронной подписи;
  • В документооборот включены территориально удаленные подразделения;
  • Посредством мобильных устройств более эффективно организована работа руководства вуза. 
Готовится дальнейшее развитие функционала: компания «Интеллектика» настраивает функционал отчётности в Docsvision.
В планах Университета на ближайшее время – переход на последнюю версию системы Docsvision 5.3.
«Электронный ЮФУ», или современная работа с документооборотом
Динамика количества документов в СЭД ЮФУ
За каждым документом скрываются потоки процессов и люди, которые осуществляют эти процессы. Внедрение СЭД в организации позволяет канцелярии ускорять процесс делопроизводства, а топ-менеджерам — контролировать процессы, связанные с движением документов, и настраивать политику конфиденциальности по уровню иерархии.

СЭД делает причастным к документообороту в организации каждого сотрудника, исполняющего задание, в т.ч. принимающего решение по документу. Руководители подразделений вплетаются в общую онлайн-цепочку прохождения документов по инстанциям: ставят свою электронную подпись и отправляют «бумагу» дальше. Слово «бумага» действительно стоит закавычить, потому что СЭД избавляет от необходимости распечатывать лишние экземпляры. А главное — ничего не теряется!

При помощи Docsvision была решена проблема потерь и сбоев при передаче документов, связанная с большим количеством подразделений и их широкой географией. С течением времени вуз как качественно, так и количественно увеличивал масштабы использования системы, переходил на новые версии Docsvision.

На текущий момент в проекте решаются вопросы контроля исполнительской дисциплины и готовится переход на самую последнюю версию Docsvision. Сотрудничество университета с компанией «Интеллектика» продолжается.
И вот еще немного статистики.
В типовой организации до внедрения СЭД 20% поручений не выполняются в срок по причине отсутствия контроля и человеческого фактора, а каждое пятое из этого количества вообще не выполняется. 30% бумажных документов не находится в нужный момент, и 5% из них – исчезает безвозвратно.
  • 50%
    сокращаются рутинные операции
    связанные с поиском, хранением и перемещением документов
  • 50%
    Уменьшается использование бумажных носителей
    как минимум в 2 раза
После внедрения СЭД на 50% сокращаются рутинные операции сотрудников, связанные с поиском, хранением и перемещением документов.Скорость прохождения документов повышается в четыре раза.Использование бумажных носителей уменьшается как минимум в 2 раза.
реализовать проект реализовать проект
О компании-
заказчике
Южный федеральный университет (ЮФУ)
Южный федеральный университет (ЮФУ)
Наука и образование

ЮФУ — федеральный университет России, расположенный в Ростове-на-Дону и Таганроге Ростовской области.

История Южного федерального университета начинается в 1915 году, когда на юг были эвакуированы факультеты Варшавского Императорского университета. В течение XX века вуз менял названия. В рамках национального проекта «Образование» распоряжением Правительства Российской Федерации от 23 ноября 2006 года N161-р и приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 4 декабря 2006 года N1447 в состав ЮФУ вошли: Ростовский государственный университет, Таганрогский государственный радиотехнический университет, Ростовский государственный педагогический университет, Ростовская государственная академия архитектуры и искусств.

Олег Викторович Дядиченко
Олег Викторович Дядиченко
заместитель начальника Управления делами и организации документооборота ЮФУ, Член-корреспондент Академии информатизации образования, к. соц.н., доцент
Развитие функционала системы даёт нам новые ресурсы для эффективного менеджмента
Южный федеральный университет — крупнейший научный и образовательный центр Юга России. Успешное использование системы Docsvision для решения специфических задач документооборота нашего вуза – наглядное воплощение концепции современного образования, которое должно не только теорией, но и собственным примером учить будущих специалистов тому, как эффективно строить внутренние процессы организации.
Обратная связь
Реализовать проект
Отправить заявку на решение
Регистрация на мероприятие
Сообщать
о новых мероприятиях