+7 495 215-11-80
+7 863 219-20-80

«Электронный ЮФУ», или современная работа с документооборотом

В течение последних нескольких лет в Южном федеральном университете идет поэтапное развитие системы электронного документооборота (СЭД).
Автоматизация документооборота — это задача уже не только канцелярии, а требование менеджмента сегодняшнего дня! В течение последних нескольких лет в Южном федеральном университете идет поэтапное развитие системы электронного документооборота (СЭД).
«Электронный ЮФУ», или современная работа с документооборотомУниверситет расположен в Ростове-на-Дону и Таганроге и имеет восемь филиалов в Южном и Северо-Кавказском федеральных округах. Территориально-распределенная структура и широкий спектр поставленных перед вузом задач заставили руководство задуматься о поиске способов повышения эффективности внутренних процессов с помощью передовых технологий. В конце 2008 года было принято решение о внедрении в университете СЭД Docsvision.
 
Проект доверили компании «Интеллектика», бизнес-интегратору, имевшему серьезный опыт в области автоматизации документооборота.
Сначала была автоматизирована работа канцелярии университетского управления делами, организован электронный архив документов. Далее поэтапно организовывали работу в электронном виде с корреспонденцией, организационно-распорядительной документацией, нормативными актами, документами заключения государственных контрактов. Одновременно проводилось обучение сотрудников.
 

Динамика количества документов в СЭД ЮФУ



За каждым документом скрываются потоки процессов и люди, которые осуществляют эти процессы. Внедрение СЭД в организации позволяет канцелярии ускорять процесс делопроизводства, а топ-менеджерам — контролировать процессы, связанные с движением документов, и настраивать политику конфиденциальности по уровню иерархии.
 
СЭД делает причастным к документообороту в организации каждого сотрудника, исполняющего задание, в т.ч. принимающего решение по документу. Руководители подразделений вплетаются в общую онлайн-цепочку прохождения документов по инстанциям: ставят свою электронную подпись и отправляют «бумагу» дальше. Слово «бумага» действительно стоит закавычить, потому что СЭД избавляет от необходимости распечатывать лишние экземпляры. А главное — ничего не теряется!

И вот еще немного статистики. В типовой организации до внедрения СЭД 20% поручений не выполняются в срок по причине отсутствия контроля и человеческого фактора, а каждое пятое из этого количества вообще не выполняется. 30% бумажных документов не находится в нужный момент, и 5% из них – исчезает безвозвратно.
После внедрения СЭД на 50% сокращаются рутинные операции сотрудников, связанные с поиском, хранением и перемещением документов. Скорость прохождения документов повышается в четыре раза. Использование бумажных носителей уменьшается как минимум в 2 раза.

При помощи Docsvision была решена проблема потерь и сбоев при передаче документов, связанная с большим количеством подразделений и их широкой географией. С течением времени вуз как качественно, так и количественно увеличивал масштабы использования системы, переходил на новые версии Docsvision.
Юрий Оганянц Юрий Оганянц директор по работе с корпоративными клиентами компании «Интеллектика»

В рамках федеральных программ по реализации задач, стоящих как перед Министерством образования, так и перед вузами, по автоматизации работы учебных заведений актуальность и важность данного проекта по автоматизации документооборота в ЮФУ переоценить сложно. Данный проект не простой, но при этом нам крайне интересно находить решения для новых задач, возникающих в процессе развития системы. Отдельную благодарность хочу выразить руководителю проекта со стороны ЮФУ Дядиченко Олегу Викторовичу за профессионализм, преданность делу и высокий уровень компетенции.

На текущий момент в проекте решаются вопросы контроля исполнительской дисциплины и готовится переход на самую последнюю версию Docsvision.

Сотрудничество университета с компанией «Интеллектика» продолжается.

Компания «ДоксВижн» является разработчиком системы управления документами и бизнес-процессами Docsvision. Специалисты компании входят в состав отраслевых экспертных советов и принимают участие в формировании стандартов электронного документооборота, в том числе и на государственном уровне. Продажи Docsvision осуществляются исключительно через партнерскую сеть компании (более 100 партнеров в России и в других странах). Реализовано более 1000 внедрений Docsvision на предприятиях и в организациях среднего и крупного бизнеса различной отраслевой принадлежности.
Обратная связь
Реализовать проект
Отправить заявку на решение
Регистрация на мероприятие
Сообщать
о новых мероприятиях